Fehlende Belege und fehlerhafte Spesenabrechnungen: Was Unternehmen tun sollten

Ein Mitarbeiter hat seine Taxiquittung verloren. Bei einem Geschäftsessen fehlen die Teilnehmer. Auf der Hotelrechnung steht der falsche Rechnungsempfänger. Für kleine Unternehmen entstehen daraus vier unterschiedliche Fragen: Muss der Mitarbeiter sein Geld zurückbekommen? Reichen die Nachweise für die Buchhaltung? Ist die Erstattung lohnsteuerfrei? Und darf das Unternehmen Betriebsausgaben und Vorsteuer abziehen?

Eine Ausgabe, vier unterschiedliche Entscheidungen

Erstattung an den Mitarbeiter. Hat ein Mitarbeiter im Auftrag des Unternehmens notwendige Aufwendungen getragen, kann ein Erstattungsanspruch bestehen. Eine wichtige Grundlage ist § 670 BGB, der im Arbeitsverhältnis entsprechend angewendet wird. Vertragliche Regelungen und betriebliche Richtlinien sind ebenfalls zu berücksichtigen. Der Anspruch entfällt nicht allein dadurch, dass eine Quittung verloren geht.

Buchhalterischer Nachweis. Das Unternehmen muss den Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentieren. Eine Kartenzahlung beweist den Geldabfluss, aber nicht zwangsläufig den geschäftlichen Anlass oder die bezogene Leistung. Ergänzende Unterlagen können erforderlich sein.

Lohnsteuer beim Mitarbeiter. Nicht jede Erstattung ist steuerfrei. Für Reisekosten gilt beispielsweise § 3 Nr. 16 EStG, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen und Grenzen eingehalten werden. § 3 Nr. 50 EStG regelt unter anderem den Ersatz von Auslagen, die ein Arbeitnehmer für den Arbeitgeber tätigt. Liegt keine Steuerbefreiung vor, kann die Zahlung steuerpflichtiger Arbeitslohn sein.

Steuerliche Behandlung beim Unternehmen. Betriebsausgabenabzug und Vorsteuerabzug sind eigenständig zu beurteilen. Eine betrieblich veranlasste Ausgabe kann ertragsteuerlich anerkannt werden, obwohl mangels ordnungsgemäßer Rechnung kein Vorsteuerabzug möglich ist.

Originalbeleg verloren: Was jetzt zu tun ist

Zunächst sollte der Mitarbeiter versuchen, die Rechnung erneut zu beschaffen. Hotels, Onlinehändler, Mobilitätsdienste und Softwareanbieter können häufig ein Duplikat bereitstellen.

Ist das nicht möglich, können ergänzende Unterlagen den Vorgang dokumentieren: Kontoauszug, Kartenabrechnung, Buchungsbestätigung, geschäftliche Korrespondenz oder eine Erklärung des Mitarbeiters. Welche Nachweise ausreichen, hängt von der Ausgabe und der zu beantwortenden Frage ab.

Wann hilft ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg ist eine selbst erstellte Aufzeichnung über eine Ausgabe, für die kein Originalbeleg mehr verfügbar ist.

Er sollte Betrag, Datum, Zahlungsempfänger, Art und geschäftlichen Zweck der Ausgabe sowie den Grund für das Fehlen des Originals enthalten. Vorhandene Zahlungsnachweise werden beigefügt.

Die steuerliche Verwendung von Eigenbelegen als Ersatznachweis beruht auf den allgemeinen Nachweisgrundsätzen, der Rechtsprechung und der Verwaltungspraxis. Eine gesetzliche Vorschrift, die jeden Eigenbeleg einer ordnungsgemäßen Rechnung gleichstellt, gibt es nicht.

Ein Eigenbeleg kann helfen, eine tatsächlich angefallene Betriebsausgabe nachzuweisen. Zum gewöhnlichen Vorsteuerabzug berechtigt er nicht. Dafür ist in der Regel eine ordnungsgemäße Rechnung erforderlich (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG).

Der Eigenbeleg sollte eine Ausnahme bleiben. Werden Originalbelege regelmäßig durch Eigenbelege ersetzt, entstehen Zweifel an der Nachweisführung und am Erfassungsprozess.

Ausnahme: Geschäftsessen

Für geschäftliche Bewirtungen in Gaststätten gelten strengere Anforderungen. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt ausdrücklich, dass die Restaurantrechnung beigefügt wird.

Ist sie verloren, sollte ein Duplikat beim Restaurant angefordert werden. Kann keine ordnungsgemäße Rechnung beschafft werden, ersetzt ein Eigenbeleg den gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsnachweis nicht. Der Betriebsausgabenabzug für diese Bewirtung scheidet dann aus.

Ein Erstattungsanspruch des Mitarbeiters kann trotzdem bestehen. Auch die lohnsteuerliche Behandlung der Erstattung ist eigenständig zu beurteilen.

Rechnung vorhanden, aber fehlerhaft

Welche Rechnungsangaben erforderlich sind, hängt unter anderem von der Höhe und Art der Ausgabe ab.

Bis 250 Euro: Vereinfachte Rechnungsanforderungen

Für gewöhnliche Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich €250 gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Erforderlich sind Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Gesamtbetrag und Steuersatz beziehungsweise ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Der Name des Rechnungsempfängers ist nach dieser Vorschrift nicht erforderlich. Gesetzliche Ausnahmen und zusätzliche Nachweispflichten, insbesondere für Geschäftsessen, bleiben bestehen.

Über 250 Euro: Weitere Pflichtangaben

Rechnungen über €250 müssen in der Regel die umfangreicheren Anforderungen des § 14 UStG erfüllen. Dazu gehören der zutreffende Leistungsempfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, eine eindeutige Rechnungsnummer und die erforderlichen Steuerangaben.

Ist eine Rechnung falsch ausgestellt, sollte der Mitarbeiter beim Lieferanten eine Korrektur anfordern. § 31 Abs. 5 UStDV ermöglicht eine Rechnungsberichtigung durch ein ergänzendes Dokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt.

Mitarbeiter sollten Lieferantenrechnungen nicht selbst verändern.

E-Rechnungen: Was sich ab 2027 ändert

Für inländische B2B-Umsätze endet die allgemeine Übergangsfrist zur Ausstellung von Papier- und einfachen PDF-Rechnungen am 31. Dezember 2026. Rechnungsaussteller mit einem maßgeblichen Vorjahresumsatz von höchstens €800.000 dürfen diese Formate noch für Umsätze bis Ende 2027 verwenden. Kleinbetragsrechnungen und bestimmte weitere Rechnungen bleiben ausgenommen. Während der Übergangsfrist setzt die Verwendung eines einfachen PDFs die Zustimmung des Empfängers voraus.

Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, genügt eine einfache PDF- oder Papierrechnung nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug. Der Rechnungsempfänger sollte dann eine berichtigte E-Rechnung anfordern. Das BMF lässt unter bestimmten Voraussetzungen einen Vorsteuerabzug anhand anderer Nachweise zu; dies ersetzt jedoch nicht die Pflicht des Ausstellers, eine ordnungsgemäße E-Rechnung auszustellen.

Die Hotelrechnung auf den Namen des Mitarbeiters

Ein Mitarbeiter übernachtet während einer Dienstreise im Hotel. Die Rechnung über €312 ist auf ihn persönlich ausgestellt.

Für den Vorsteuerabzug des Arbeitgebers muss das Unternehmen tatsächlich Leistungsempfänger sein und die erforderliche Rechnung besitzen. Eine ausschließlich auf den Arbeitnehmer ausgestellte Rechnung berechtigt den Arbeitgeber regelmäßig nicht zum Vorsteuerabzug.

Ist das Unternehmen der tatsächliche Leistungsempfänger, sollte eine entsprechend berichtigte Rechnung beim Hotel angefordert werden. Die Berichtigung darf allerdings nicht einen anderen Leistungsbezug vortäuschen.

Die notwendigen Übernachtungskosten können unabhängig davon nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstattet werden, wenn die Voraussetzungen einer beruflichen Auswärtstätigkeit erfüllt sind.

Frühstück und Hotelpauschalen ab 2026: Übernachtungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7%. Seit dem 1. Januar 2026 gilt dieser auch für Speisen im Rahmen von Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen; Getränke und bestimmte andere Hotelzusatzleistungen unterliegen weiterhin 19%. Bei Business-Packages und Servicepauschalen darf der nicht begünstigte Anteil unter den Voraussetzungen der BMF-Vereinfachungsregel mit 15% statt bisher 20% des Pauschalpreises angesetzt werden. Eine sachgerechte andere Aufteilung bleibt möglich. Eine Hotelrechnung mit überwiegend 7% und einem kleineren 19%-Anteil kann deshalb korrekt sein.

Geschäftsessen: Die strengeren Nachweisregeln

Für die Bewirtung von Geschäftspartnern gelten besondere Anforderungen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025, IV C 6 – S 2145/00026/005/033.

Neben der Restaurantrechnung müssen die Teilnehmer und der konkrete geschäftliche Anlass dokumentiert sein. Ort, Tag und Höhe der Bewirtung müssen ebenfalls nachgewiesen werden.

Die Restaurantrechnung muss eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung enthalten. Bei Rechnungen über €250 ist der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen erforderlich. Bei Kleinbetragsrechnungen entfällt diese Namenspflicht auf der Rechnung, nicht aber der ergänzende Nachweis von Teilnehmern und Anlass.

Auch der Tag der Bewirtung muss auf der Rechnung erkennbar sein. Eine handschriftliche Ergänzung des Leistungsdatums durch den Mitarbeiter ersetzt die vorgeschriebene Rechnungsangabe nicht.

Elektronische Kassen und TSE

Verwendet das Restaurant ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne der gesetzlichen Kassenvorschriften, müssen die Rechnungen für den Betriebsausgabenabzug im Regelfall maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein.

Eine lediglich handschriftliche oder nur maschinell erstellte Quittung genügt in diesen Fällen nicht.

Das BMF-Schreiben berücksichtigt besondere Sachverhalte, etwa einen dokumentierten TSE-Ausfall oder bestimmte spätere Abrechnungen. Ein fehlender TSE-Aufdruck beweist daher nicht in jedem Fall, dass die Rechnung unzulässig ist.

Bewirtungsnachweis unterschreiben oder elektronisch genehmigen

Die Angaben zum geschäftlichen Anlass und zu den Teilnehmern müssen vom Steuerpflichtigen autorisiert werden. Bei einem papiergebundenen Eigenbeleg geschieht dies durch Unterschrift.

Wird der Bewirtungsnachweis digital erstellt oder digitalisiert, genügt nach dem BMF-Schreiben eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung durch den Steuerpflichtigen. Bei einem Unternehmen erfolgt dies durch eine entsprechend berechtigte Person, gegebenenfalls durch den bewirtenden Mitarbeiter im Rahmen einer erteilten Befugnis.

Die Autorisierung muss nachvollziehbar sein; nachträgliche Änderungen dürfen nicht undokumentiert erfolgen. Der Bewirtungsnachweis muss der Restaurantrechnung eindeutig zugeordnet werden können.

Trinkgeld braucht einen Nachweis

Steht das Trinkgeld nicht auf der Restaurantrechnung, muss es anderweitig nachgewiesen werden, etwa durch eine Quittierung des Empfängers.

Ein vom Mitarbeiter nachträglich eingetragener Betrag allein genügt dafür nicht.

70% Betriebsausgaben, 100% Vorsteuer

Für angemessene, geschäftlich veranlasste und ordnungsgemäß nachgewiesene Bewirtungsaufwendungen gilt:

70% der Kosten sind ertragsteuerlich als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die ausgewiesene Vorsteuer ist bei Vorliegen der umsatzsteuerlichen Voraussetzungen vollständig abzugsfähig.

Das ergibt sich aus § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und § 15 Abs. 1a UStG.

Auch die Steuersätze sind seit 2026 zu beachten: Speisen in Restaurants unterliegen regelmäßig 7%, Getränke weiterhin 19%. Auf einer Restaurantrechnung können deshalb beide Steuersätze erscheinen.

Ob fehlende Angaben zu Teilnehmern oder Anlass auch den Vorsteuerabzug gefährden, ist umstritten. Das FG Berlin-Brandenburg lässt den Vorsteuerabzug bei anderweitigem Nachweis der unternehmerischen Veranlassung zu. Das FG Münster verlangt dagegen die Nachweise in der gesetzlich vorgeschriebenen Form. Eine abschließende Klärung durch den BFH für diese konkrete Frage liegt nicht vor. Unternehmen sollten die erforderlichen Angaben deshalb zeitnah und vollständig dokumentieren.

Entscheidungsmatrix für typische Spesenprobleme

Die folgende Übersicht gilt für gewöhnliche inländische Geschäftsvorfälle. Sie unterstellt eine tatsächlich betrieblich veranlasste Ausgabe; Erstattungsansprüche und besondere steuerliche Voraussetzungen sind jeweils zu berücksichtigen.

Fünf Fälle aus einem kleinen Unternehmen

Eine Beratungsgesellschaft mit 18 Mitarbeitern arbeitet mit einem externen Steuerberater zusammen. Bei der monatlichen Spesenabrechnung fallen fünf Vorgänge auf.

Fall 1: Taxi, €38,40 – Quittung verloren

Der Mitarbeiter belegt die Fahrt zum Kundentermin mit einer Kartenabrechnung und ergänzenden Angaben. Der Taxidienst kann kein Duplikat bereitstellen.

Ergebnis: Die beruflich veranlasste Fahrt wird erstattet. Ein Eigenbeleg hält die fehlende Quittung und die verfügbaren Nachweise fest. Der Betriebsausgabenabzug ist bei ausreichender Nachweisführung möglich. Mangels ordnungsgemäßer Rechnung wird keine Vorsteuer abgezogen. Die Voraussetzungen der steuerfreien Reisekostenerstattung werden dokumentiert.

Fall 2: Geschäftsessen, €186,50 – Teilnehmer fehlen

Die ordnungsgemäße Restaurantrechnung liegt vor, aber der Mitarbeiter hat weder den konkreten Anlass noch die Teilnehmer angegeben.

Ergebnis: Der Mitarbeiter ergänzt die Angaben zu Teilnehmern und geschäftlichem Anlass. Der Bewirtungsnachweis wird vom Unternehmen durch eine hierzu berechtigte Person unterschrieben oder elektronisch genehmigt. Bei angemessenen Bewirtungsaufwendungen und vollständig erfüllten Nachweisanforderungen werden 70% der Kosten als Betriebsausgabe abgezogen. Die Vorsteuer ist bei erfüllten umsatzsteuerlichen Voraussetzungen vollständig abzugsfähig.

Fall 3: Büromaterial, €84,90 – Beleg unleserlich

Finance fordert ein lesbares Foto oder eine Rechnungskopie an. Thermopapier verblasst; aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Diese beträgt für Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 AO). Deshalb empfiehlt sich eine zeitnahe, ordnungsgemäße Digitalisierung.

Fall 4: Hotel, €312 – Rechnung auf Mitarbeiter ausgestellt

Finance klärt, wer das Hotel tatsächlich beauftragt hat. Ist das Unternehmen Leistungsempfänger, wird eine berichtigte Rechnung angefordert. Bis zum Vorliegen des erforderlichen Rechnungsnachweises erfolgt kein Vorsteuerabzug. Die notwendigen Übernachtungskosten können unabhängig davon nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstattet werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Fall 5: Softwareabonnement, €29 – doppelt eingereicht

Finance gleicht Rechnungsnummer, Betrag, Leistungszeitraum und Erstattungsstatus ab. Die zweite Auszahlung wird gesperrt und die Dublette gekennzeichnet. Eine versehentliche doppelte Einreichung ist für sich genommen kein Missbrauchsnachweis.

Fehler früher erkennen, statt am Monatsende korrigieren

Kleine Unternehmen brauchen keinen komplizierten Genehmigungsprozess. Ein klarer Ablauf genügt häufig:

1. Erfassen: Der Mitarbeiter übermittelt Beleg, Betrag, Währung, Datum, Zahlungsempfänger und geschäftlichen Kontext.
2. Prüfen und korrigieren: Fehlende Angaben, unleserliche Dokumente und mögliche Dubletten werden vor der Einreichung geklärt.
3. Bestätigen und einreichen: Der Mitarbeiter überprüft und bestätigt die vollständigen Angaben.
4. Freigeben und übergeben: Der Vorgesetzte entscheidet über die geschäftliche Freigabe. Finance dokumentiert Ausnahmen und bereitet die Übergabe an Buchhaltung und gegebenenfalls Lohnabrechnung vor.

Nicht jede Prüfung muss automatisiert sein. Die geschäftliche Veranlassung einer Ausgabe oder eine Ausnahme von internen Richtlinien kann menschliches Urteil erfordern.

Wenn dieselben Fehler jeden Monat auftreten, sollte das Unternehmen den Erfassungsprozess verbessern, statt lediglich zusätzliche Regeln einzuführen.

Was am Monatsende vorliegen sollte

Für jede Ausgabe muss erkennbar sein, was eingereicht wurde, welche Korrekturen erfolgten, wer die Freigabe erteilt hat und welche Fragen für Buchhaltung oder Lohnabrechnung offenbleiben.

Ein Bearbeitungsvermerk für die verlorene Taxiquittung könnte lauten:

„Taxi zum Kundentermin, €38,40. Originalquittung verloren; kein Duplikat verfügbar. Kartenzahlung und Eigenbeleg vorhanden. Geschäftlicher Anlass bestätigt. Als Reisekosten lohnsteuerfrei erstattet. Ohne Vorsteuerabzug an die Buchhaltung übergeben.“

Damit sind die Erstattung, der Nachweis, die Lohnsteuer und die umsatzsteuerliche Behandlung für den Empfänger der Unterlagen nachvollziehbar.

Bea und fehlende Angaben

Bea setzt bei Schritt 1 und 2 an. Mitarbeitende schicken den Beleg in Telegram als Foto, PDF oder E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD). Bea fragt nach fehlenden Angaben, bevor die Abrechnung eingereicht werden kann, verlangt ab dem Betrag, den Ihr Unternehmen festlegt, einen Beleg und weist die freigebende Person auf mögliche Doppeleinreichungen hin.

Ob ein Nachweis für Betriebsausgabe oder Vorsteuer genügt, entscheidet Bea nicht. Bea hält fest, was auf dem Beleg steht und wer bezahlt hat; die steuerliche Beurteilung bleibt beim Steuerberater. Eigenbelege und Bewirtungsnachweise erstellt Bea nicht.