Spesen per Telegram. Erledigt.
Ihr Team schickt ein Foto vom Beleg. Bea fragt nach fehlenden Angaben. Sie geben die Abrechnung mit einem Fingertipp frei, und Ihr Steuerberater bekommt ein übersichtliches PDF. Ohne neue App.
Kostenlos in der Early-Access-Phase · am selben Tag eingerichtet
Receipt:
Amount: 38.40 EUR
Vendor: Taxi Schulze
Date: 06.10.2026
Confirm, or send corrections.
18:44Ja
18:44Category: Travel?
18:44Ready to submit:
Vendor: Taxi Schulze
Amount: 38.40 EUR
Net 35.89 + VAT 2.51 (7%; VAT as printed on the receipt)
Date: 06.10.2026
Category: Travel
Paid with: personal
Notes: Taxi zum Kunden
Submit?
18:45Ja
18:45Submitted. Expense NOR-4H7K2M-0118 is now pending approval.
18:45Für Ihr Team
Ein Foto, kurz bestätigen, fertig.
Bea liest den Beleg, schlägt eine Kategorie vor und fragt nur nach, was fehlt. Vor dem Einreichen prüft Bea die Pflichtfelder und Ihre Vorgaben zur Belegpflicht.
Per Text geht es auch – „25,50 Mittagessen Café Roma“ – und PDF-Rechnungen ebenso.
Der Bot und die Abrechnungs-PDFs sind derzeit auf Englisch.
Für Freigebende
Freigeben im Chat.
Sie erhalten die Abrechnung in Telegram und können den Beleg direkt öffnen. Mit einem Fingertipp geben Sie sie frei oder lehnen sie mit einer kurzen Begründung ab.
- Über Ihrer Freigabegrenze? Dann geht sie eine Stufe höher.
- Abwesend? Ihre Vertretung bekommt sie.
- Bleibt etwas liegen? Eine tägliche Erinnerung zeigt, was überfällig ist.
🔔 Expense NOR-4H7K2M-0121 pending approval
Vendor: Elektro Krause
Amount: 1249.00 EUR
Category: Equipment
Date: 05.10.2026
Submitted by: Jonas Weber
Paid with: personal
Unusually large for Jonas Weber: about 4.6× their usual claim (270.00 EUR).
Für Buchhaltung und Steuerberater
Ein sauberes PDF pro Abrechnung.
Wenn der E-Mail-Versand an die Buchhaltung aktiviert ist, schickt Bea jede neu freigegebene Abrechnung automatisch als ein PDF mit dem Originalbeleg – bei E‑Rechnungen einschließlich der XML-Datei. Ihr Steuerberater erhält die Angaben zur Abrechnung und den Beleg zusammen.
Expense claim
Supplier
- Merchant
- Taxi Schulze
Claim
- Expense date
- 06.10.2026
- Business purpose
- Taxi zum Kunden
- Booked to
- Nordwerk GmbH
- Gross amount
- 38.40 EUR
- VAT on receipt 7%
- 2.51 EUR
- Net amount
- 35.89 EUR
- Total
- 38.40 EUR
Booking
- Category
- Travel
Payment
- Paid with
- Personal (to be reimbursed to Jonas Weber)
- Receipt
- Original receipt attached
Approval
- Submitted
- Jonas Weber on 06.10.2026
- Approved
- Anna Becker on 07.10.2026
Generated by Bea on 07.10.2026 09:14 UTC.
Was die Buchhaltung wissen will.
- E‑Rechnungen – Bea liest die strukturierten Daten aus XRechnung und ZUGFeRD. Auch Belegfotos und PDF-Rechnungen können Sie einreichen.
- Fremdwährung – umgerechnet zum EZB-Referenzkurs.
- Mehrere Gesellschaften – ein Konto, jede Abrechnung der richtigen Gesellschaft zugeordnet.
- Regeln – Freigabegrenzen, automatische Freigabe geeigneter Abrechnungen unter einer Grenze, Belegpflicht ab einem Betrag.
- Exporte – CSV für jeden Zeitraum.
- Rollen – Admins, Freigebende und eine Nur-Lese-Rolle für Prüfer.
Für Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitenden.
Für Finanzverantwortliche, die mit einem externen Steuerberater arbeiten und deren Team nur gelegentlich Spesen einreicht.
Kostenlos in der Early-Access-Phase. Später kaufen Sie Pakete für verarbeitete Abrechnungen. Eine Gebühr pro Nutzer gibt es nicht – auch nicht für Mitarbeitende, die nur zweimal im Jahr etwas einreichen.
Kostenlos in der Early-Access-Phase · am selben Tag eingerichtet
Fragen
Muss mein Team etwas installieren?
Keine zusätzliche App, sofern Ihr Team Telegram nutzt. Jede Person meldet sich einmal an, um Telegram zu verbinden. Danach lassen sich Abrechnungen im Chat einreichen und freigeben.
Was, wenn jemand kein Telegram nutzt?
Der Chat läuft derzeit nur in Telegram. Freigebende und Admins können auch in Beas Web-App arbeiten.
Was bekommt unser Steuerberater?
Wenn Sie den E-Mail-Versand an die Buchhaltung aktivieren, schickt Bea jede neu freigegebene Abrechnung als ein PDF mit dem Originalbeleg an die Adresse Ihrer Wahl. Zusätzlich können Sie für jeden Zeitraum eine CSV exportieren.
Entscheidet Bea, wie eine Ausgabe steuerlich behandelt wird?
Nein. Bea erfasst, was auf dem Beleg steht und wer bezahlt hat. Die steuerliche Behandlung bleibt bei Ihrem Steuerberater.
Gibt Bea Abrechnungen selbst frei?
Bea kann geeignete Abrechnungen unterhalb einer von Ihnen festgelegten Grenze automatisch freigeben. Über die übrigen entscheidet eine Person.
Ist Bea eine Firmenkarte oder Buchhaltungssoftware?
Nein. Bea arbeitet mit den Karten und der Buchhaltungssoftware, die Sie schon nutzen.
Probieren Sie es mit Ihren eigenen Belegen.
Bea am selben Tag für Ihr Unternehmen einrichten.
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