Kurz gesagt: Eine vollständige Abrechnung enthält Datum, Betrag und Währung, Lieferant, Kategorie und geschäftlichen Anlass sowie einen Beleg, wenn Ihr Unternehmen ihn verlangt. Wer die Abrechnung einreicht, bestätigt die Angaben vor der Freigabe.
Warum Abrechnungen zurückkommen
Fallen fehlende Angaben erst bei der Freigabe auf, entsteht eine weitere Runde Rückfragen. Typische Probleme sind ein fehlender Beleg, eine vage Beschreibung, die falsche Kategorie, ein Betrag ohne Währung oder kein geschäftlicher Anlass.
Fehlende Angaben muss die freigebende Person oft bei der einreichenden Person nachfragen. Lehnt sie die Abrechnung ab, geht diese an die einreichende Person zurück. Gibt sie sie trotzdem frei, findet die Buchhaltung oder der Steuerberater die Lücke womöglich später. Die Lücke bestand schon beim Einreichen – dort lässt sie sich am einfachsten schließen.
Prüfungen vor dem nächsten Schritt
Fünf Regeln decken das meiste ab. Jedes Finanzteam kann sie anwenden, mit oder ohne Software.
- Vollständig — die Pflichtangaben sind vorhanden, bevor die Abrechnung eingereicht wird.
- Betrag mit Währung — der Betrag steht mit seiner Währung da; nichts wird geraten.
- Beleg — ein Beleg ist beigefügt, wenn die Regel des Unternehmens ihn verlangt.
- Klarer Status — die Abrechnung ist immer in einem bekannten Zustand: Entwurf, eingereicht, freigegeben oder abgelehnt.
- Bestätigt — die Person, die einreicht, bestätigt die Angaben, bevor es weitergeht.
Bea prüft die Pflichtfelder, die Belegpflicht und Ihre Freigabegrenzen. Übersteigt eine Abrechnung die Grenze der zuständigen Person, leitet Bea sie eine Stufe weiter. Geeignete Abrechnungen unterhalb einer festgelegten Grenze kann Bea automatisch freigeben. Bea weist außerdem auf mögliche Duplikate hin und fragt nach einem Projekt, wenn Ihr Unternehmen eines verlangt. Das sind die derzeit unterstützten Regelprüfungen.
Was auf dem Beleg stehen muss
Für die Umsatzsteuer muss eine Rechnung die Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Darunter: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, eine Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.
Für viele Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Die Rechnung muss dann mindestens den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe enthalten. Erforderlich sind außerdem der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Umsätze nach §§ 3c, 6a und 13b UStG sind ausgenommen.
Ihr Steuerberater kann beurteilen, ob der Beleg die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt. Bea hält fest, was auf dem Beleg steht und wer bezahlt hat; wie eine Abrechnung steuerlich behandelt wird, entscheidet Bea nicht.
Wie lange Belege aufbewahrt werden
Buchungsbelege müssen derzeit acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO).
Für elektronisch geführte Unterlagen gelten die GoBD: das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025.
Häufige Gründe für Rückfragen
Diese Probleme führen häufig zu Rückfragen oder dazu, dass eine Abrechnung zurückgeschickt wird.
| Fehler | Wie er aussieht | Was dann passiert | Was ihn verhindert |
|---|---|---|---|
| Kein Beleg | Kein Beleg oder einer, den niemand lesen kann | Die freigebende Person muss nachfragen, oder die Abrechnung geht zurück | Eine Belegprüfung vor dem Einreichen |
| Keine Währung | „42,50“ auf einer Abrechnung von einer Auslandsreise | Die freigebende Person muss nachfragen oder raten; ein falscher Wert wird später korrigiert | Die Währung steht beim Betrag |
| Falsche Kategorie | Ein Kundenessen als Büromaterial | Bei der Freigabe leicht zu übersehen; Buchhaltung oder Steuerberater fragen später nach | Eine vorgeschlagene Kategorie, bestätigt von der einreichenden Person |
| Kein Anlass | „Mittagessen“, ohne Anlass oder Teilnehmende | Die Frage kommt oft später, in der Buchhaltung | Den Anlass mit der Abrechnung abfragen |
| Über der Grenze | Ein Betrag über dem, was die freigebende Person freigeben darf | Womöglich gibt jemand frei, der die Grenze nicht kannte | Abrechnungen über der Grenze gehen eine Stufe höher |
Mehrere Währungen und Gesellschaften
Wenn Sie in mehreren Währungen zahlen oder auf mehrere Gesellschaften buchen, braucht jede Abrechnung den ursprünglichen Betrag und die Währung vom Beleg, die Gesellschaft, auf die gebucht wird, und einen klaren Status. Dann muss am Monatsende nichts entwirrt werden.
Das Risiko ist eine Zahl, die niemand nachvollziehen kann. Behalten Sie Betrag und Währung vom Beleg, und wenn Sie umrechnen, halten Sie Kurs und Datum fest. Bea behält den ursprünglichen Betrag und rechnet zum EZB-Referenzkurs um.
Checkliste vor dem Einreichen
Bevor eine Abrechnung eingereicht wird, prüfen Sie:
- Ein lesbarer Beleg ist beigefügt, wenn die Regel des Unternehmens ihn verlangt
- Betrag und Währung sind angegeben
- Der geschäftliche Anlass ist angegeben
- Die Kategorie stimmt
- Datum, Lieferant und einreichende Person sind erfasst
- Die Abrechnung liegt innerhalb der Freigabegrenze oder geht an jemanden, der sie freigeben darf
- Die einreichende Person hat die Angaben bestätigt
Dies ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Ihr Steuerberater und das Finanzamt.
FAQ
Was muss eine Spesenabrechnung enthalten?
Datum, Betrag und Währung, Lieferant, Kategorie und geschäftlichen Anlass sowie einen Beleg, wenn Ihr Unternehmen ihn verlangt. Die Person, die einreicht, bestätigt die Angaben.
Warum kommen Spesenabrechnungen zurück?
Weil etwas fehlt: ein Beleg, ein Datum, die Währung oder der Anlass. Die freigebende Person muss dann oft nachfragen. Wer die Angaben vor dem Einreichen prüft, vermeidet zusätzliche Rückfragen bei der Freigabe.
Welche Angaben braucht eine Rechnung für die Umsatzsteuer?
§ 14 Abs. 4 UStG nennt die Pflichtangaben, darunter Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine Rechnungsnummer, die Lieferung oder Leistung, das Entgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Für viele Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Erforderlich sind der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Umsätze nach §§ 3c, 6a und 13b UStG sind ausgenommen.
Worin unterscheidet sich das vom Scannen eines Belegs?
Beim Scannen wird gelesen, was auf dem Beleg steht. Eine vollständige Abrechnung braucht auch, was nicht auf dem Beleg steht, etwa den geschäftlichen Anlass und die Kategorie, und die Bestätigung der Person, die einreicht.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind die Grundsätze des Bundesministeriums der Finanzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025.
Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Eine Pauschale für Verpflegung, wenn Mitarbeitende außerhalb ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind. Nach § 9 Abs. 4a EStG beträgt sie 28 € für einen ganzen Tag Abwesenheit und 14 € für einen Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung oder für den An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung. Für Tätigkeiten im Ausland legt das Bundesministerium der Finanzen Beträge je Land fest. Bea rechnet keine Verpflegungspauschalen ab.
Was ist eine Freigabegrenze?
Der höchste Betrag, den eine Person freigeben darf. In Bea hat jede freigebende Person ihre eigene Grenze; eine Abrechnung darüber geht eine Stufe höher.