Spesenfreigabe in kleinen Unternehmen: Zuständigkeiten, Limits und Ausnahmen

Ein Teamleiter darf Ausgaben bis €500 genehmigen. Eine Mitarbeiterin reicht €680 ein. Der geschäftliche Zweck ist eindeutig, aber die Befugnis des Teamleiters reicht nicht aus.

In einer anderen Firma möchte der alleinige Geschäftsführer seine Reisekosten erstattet bekommen. Er ist zugleich Eigentümer der Gesellschaft. Wer kontrolliert diese Ausgabe?

Eine brauchbare Freigaberegelung beantwortet drei Fragen: Was wird genehmigt, wer darf entscheiden und wie werden Ausnahmen behandelt?

Was eine Spesenfreigabe bedeutet

Bei einer Spesenfreigabe bestätigt die zuständige Person den geschäftlichen Zweck, die Einhaltung der anwendbaren Ausgabenrichtlinie und den genehmigten Betrag.

Drei Dinge sind dabei auseinanderzuhalten:

Interne Freigabe: Eine Kontrollentscheidung innerhalb des Unternehmens. Sie legt fest, ob die zuständige Person eine Ausgabe nach den betrieblichen Regeln akzeptiert.

Rechtliche Vertretungsbefugnis: Die Befugnis, das Unternehmen rechtsgeschäftlich zu verpflichten. Bei einer GmbH liegt sie im Rahmen der gesetzlichen und gesellschaftsrechtlichen Regeln insbesondere bei der Geschäftsführung. Die Zuständigkeit für Geschäftsführerdienstverträge liegt regelmäßig bei den Gesellschaftern.

Erstattungsanspruch: Das Recht, notwendige Aufwendungen ersetzt zu bekommen. Für Arbeitnehmer kann sich ein solcher Anspruch aus § 670 BGB in entsprechender Anwendung oder aus vertraglichen Regelungen ergeben.

Eine interne Freigabe ist weder mit der gesetzlichen Vertretungsbefugnis noch mit dem Erstattungsanspruch gleichzusetzen.

Fehlt eine vorgeschriebene Freigabe, entfällt ein bestehender Anspruch nicht allein deshalb. Hat ein Mitarbeiter jedoch eine klare Anweisung missachtet, beispielsweise eine vorgeschriebene Reisegenehmigung, kann dies für die Frage relevant sein, ob er die Aufwendungen für erforderlich halten durfte.

Was dokumentiert werden muss

Eine nachvollziehbare Freigabe enthält die eindeutige Zuordnung zur Ausgabe, den genehmigten Betrag, die entscheidende Person und den Zeitpunkt der Entscheidung.

Bei gewöhnlichen Ausgaben ist keine eigene schriftliche Begründung erforderlich, wenn der geschäftliche Zweck und die Entscheidungsgrundlage bereits ersichtlich sind.

Kürzungen und Ausnahmen sollten dagegen begründet werden.

Die geschäftliche Freigabe ersetzt keine steuerlichen Nachweise. Wie fehlende oder fehlerhafte Belege behandelt werden, erläutert der Leitfaden Fehlende Belege und fehlerhafte Spesenabrechnungen.

Eine einfache Freigabematrix

Für eine Softwareagentur mit 32 Mitarbeitern könnte folgende Regelung gelten:

Die Betragsgrenzen sind Beispiele, keine gesetzlichen Vorgaben.

Das normale Limit sollte hoch genug sein, dass die unmittelbare Führungskraft die große Mehrheit der gewöhnlichen Ausgaben selbst entscheiden kann. Ein zu niedriges Limit führt dazu, dass selbst alltägliche Hotel- oder Reisekosten regelmäßig bei der nächsten Genehmigungsebene landen.

Welcher Betrag zählt?

Für die interne Freigabegrenze ist der gesamte beanspruchte Betrag einschließlich Umsatzsteuer eine einfache und nachvollziehbare Bezugsgröße.

Bei Fremdwährungsausgaben sollte ein einheitlich festgelegter Umrechnungskurs gelten. Die bei der Entscheidung verwendete Betragsgrundlage muss nachvollziehbar bleiben.

Eine Anschaffung darf nicht künstlich aufgeteilt werden

Liegt die Genehmigungsgrenze bei €500, darf eine zusammengehörende Anschaffung über €800 nicht allein deshalb von einer Teamleitung freigegeben werden, weil der Lieferant zwei Rechnungen über jeweils €400 ausstellt.

Für die Kompetenzgrenze zählt der wirtschaftlich zusammengehörende Vorgang.

Das gilt beispielsweise für mehrere Rechnungen einer einheitlich geplanten Veranstaltung oder Anschaffung. Gewöhnliche, voneinander unabhängige Bestellungen beim selben Lieferanten werden dadurch nicht zu einem einzigen Vorgang.

Ausnahmen und Vertretungen richtig behandeln

Eine kurze Ausnahmeregelung sollte festlegen, wer entscheiden darf und was dokumentiert werden muss.

Vertretung ist keine höhere Genehmigungsbefugnis

Eine Teamleiterin mit einem Limit von €500 kann eine andere Teamleiterin mit derselben Befugnis vertreten.

Sie darf dadurch nicht eine Ausgabe über €2.000 genehmigen.

Zusätzliche Genehmigungsrechte müssen ausdrücklich erteilt werden.

Nachträgliche Genehmigung

Manche Ausgaben entstehen ungeplant. Bei einer Geschäftsreise kann beispielsweise eine zusätzliche Übernachtung notwendig werden.

Eine nachträgliche Freigabe sollte den tatsächlichen Sachverhalt und den Grund für die fehlende Vorabgenehmigung festhalten. Sie darf nicht rückdatiert werden, um eine frühere Entscheidung vorzutäuschen.

Wiederholen sich bestimmte Ausnahmen regelmäßig, sollte das Unternehmen prüfen, ob seine Richtlinie noch zur betrieblichen Realität passt.

Wer kontrolliert die Ausgaben des Geschäftsführers?

In einer GmbH mit nur einem Geschäftsführer gibt es häufig keinen operativen Vorgesetzten, der seine Ausgaben genehmigen könnte.

Die Erstattungsgrundlage ergibt sich insbesondere aus dem Geschäftsführerdienstvertrag und den sonstigen anwendbaren Vereinbarungen. Über die Ausgestaltung dieses Vertrags entscheiden regelmäßig die Gesellschafter.

Die Auszahlung eines wirksam bestehenden Anspruchs ist die Erfüllung einer Verbindlichkeit. Für diese Fälle sieht § 181 BGB ausdrücklich eine Ausnahme vom Verbot des Insichgeschäfts vor.

Damit ist jedoch noch nicht entschieden, ob der behauptete Anspruch tatsächlich besteht und steuerlich anzuerkennen ist.

Wenn der Geschäftsführer zugleich Alleingesellschafter ist

Bei einer Ein-Personen-GmbH ist eine unabhängige interne Freigabe durch einen Vorgesetzten praktisch nicht möglich. Hier steht vor allem die steuerliche Trennung zwischen privaten und gesellschaftlichen Aufwendungen im Vordergrund.

Erstattet die GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer private Kosten oder gewährt sie ihm einen gesellschaftlich veranlassten Vorteil, kann eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vorliegen.

Auch ein zivilrechtlich bestehender Erstattungsanspruch schützt nicht vor einer verdeckten Gewinnausschüttung, wenn die Erstattung nicht im Voraus klar und eindeutig vereinbart war (BFH, 3. November 1976, I R 98/75).

Für die Praxis empfiehlt sich deshalb eine klare schriftliche Reisekosten- und Auslagenregelung, möglichst im oder ergänzend zum Geschäftsführerdienstvertrag. Sie sollte vor der Ausgabe bestehen, einen nachvollziehbaren Erstattungsmaßstab vorgeben und tatsächlich angewendet werden.

Der Geschäftsführer dokumentiert die geschäftlichen Aufwendungen und deren Grundlage. Der Steuerberater kann die Behandlung im Rahmen der laufenden Buchhaltung und des Jahresabschlusses kontrollieren.

Drei Fälle aus einer kleinen GmbH

Eine Softwareagentur mit 32 Mitarbeitern hat drei Teamleitungen, einen operativen Leiter und einen alleinigen Geschäftsführer, der zugleich Gesellschafter ist.

Die Freigabematrix sieht €500 für Teamleitungen und €1.500 für den operativen Leiter vor. Darüber entscheidet die Geschäftsführung.

Fall 1: Der Betrag überschreitet das Limit

Ein Entwickler bestellt auf Anweisung seiner Teamleitung technische Ausstattung für €680.

Der geschäftliche Bedarf ist nachvollziehbar. Die Teamleitung darf jedoch nur Ausgaben bis €500 genehmigen.

Ergebnis: Die Teamleitung bestätigt den Bedarf. Der operative Leiter erteilt die verbindliche Freigabe über €680. Die fachliche Bestätigung der Teamleitung ersetzt die erforderliche Genehmigung durch die befugte Instanz nicht.

Fall 2: Eine Ausnahme von der Richtlinie

Ein Mitarbeiter reist zu einer Kundenveranstaltung. Das einzige noch verfügbare Hotel in zumutbarer Entfernung liegt über der internen Übernachtungsgrenze.

Die Teamleitung bestätigt den geschäftlichen Anlass, darf aber keine Abweichung von der Hotelrichtlinie genehmigen.

Ergebnis: Die festgelegte Ausnahmeinstanz genehmigt die höhere Übernachtungsausgabe anhand der dokumentierten Verfügbarkeit und des geschäftlichen Anlasses. Die Ausnahme gilt für diesen Vorgang. Die allgemeine Hotelrichtlinie bleibt unverändert.

Fall 3: Der Alleingesellschafter-Geschäftsführer reist zum Kunden

Der alleinige Geschäftsführer bezahlt eine geschäftlich notwendige Hotelübernachtung über €380 privat.

Sein Geschäftsführerdienstvertrag enthält eine im Voraus festgelegte Reisekostenregelung. Die Hotelrechnung, der Kundentermin und die Zahlung sind dokumentiert.

Ergebnis: Die GmbH erstattet die €380 auf Grundlage des bestehenden Anspruchs. Die Auszahlung erfüllt die Verbindlichkeit und erfordert nach § 181 BGB keine gesonderte Genehmigung als Insichgeschäft. Die Erstattungsregelung bestand bereits vor der Reise, und die geschäftliche Veranlassung der Hotelübernachtung ist dokumentiert. Damit sind auch die wesentlichen Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung der Erstattung nachvollziehbar erfüllt.

Freigaberegeln regelmäßig überprüfen

Die Freigabematrix sollte angepasst werden, wenn sich Verantwortlichkeiten, typische Ausgabenhöhen oder die Organisationsstruktur ändern.

Eine jährliche Überprüfung kann zunächst genügen. Dabei sollten drei Fragen beantwortet werden:

• Werden gewöhnliche Ausgaben überwiegend auf der vorgesehenen Ebene entschieden?
• Funktionieren Vertretungen und Eskalationen ohne unnötige Verzögerungen?
• Werden Ausnahmen selten und mit nachvollziehbarem Grund genehmigt?

Die praktische Umsetzung von Einreichung, Bearbeitungsstatus und erneuter Freigabe nach Änderungen behandelt der Leitfaden Spesenabrechnung in kleinen Unternehmen einführen.

Besteht ein Betriebsrat, können bei der Einführung elektronischer Freigabe- und Protokollierungsfunktionen Mitbestimmungsrechte relevant sein. Die organisatorischen Grundlagen behandelt ebenfalls der Leitfaden zum Spesenprozess.

Bea und die Spesenfreigabe

In Bea hat jede freigebende Person eine eigene Freigabegrenze. Eine Abrechnung über dieser Grenze geht eine Stufe höher. Die eigene Abrechnung kann niemand selbst freigeben, auch ein Admin nicht. Ist die zuständige Person abwesend, geht die Abrechnung an ihre hinterlegte Vertretung. Geeignete Abrechnungen unter einer Grenze, die Ihr Unternehmen festlegt, kann Bea automatisch freigeben; über alle anderen entscheidet eine Person, in Telegram mit einem Fingertipp.

Wer eine Abrechnung wann freigegeben oder abgelehnt hat, bleibt an der Abrechnung festgehalten und lässt sich als Freigabeverlauf exportieren.