Spesen für den Steuerberater vorbereiten: Eine Anleitung für kleine Unternehmen

Ein Mitarbeiter kauft Büromaterial für das Unternehmen und bezahlt die Rechnung mit seiner privaten Karte. Später erhält er den Betrag zurück. Für die Buchhaltung sind das zwei zusammenhängende Vorgänge: die ursprüngliche Ausgabe und die Erstattung an den Mitarbeiter. Wird die Erstattungszahlung nochmals als Aufwand erfasst, ist die Buchführung falsch.

Noch deutlicher wird das Problem, wenn ein Mitarbeiter eine Firmenkartenzahlung versehentlich zur Erstattung einreicht. Die Rechnung ist korrekt, der geschäftliche Zweck ist dokumentiert, die Freigabe liegt vor. Trotzdem darf keine zweite Zahlung erfolgen.

Eine brauchbare Spesenübergabe muss deshalb mehr enthalten als Rechnungen und Beträge. Sie muss zeigen, wer eine Ausgabe bezahlt hat, wem noch Geld zusteht und welche Zahlungen bereits erfolgt sind.

Ausgabe, Erstattungsanspruch und Zahlung auseinanderhalten

Bei Mitarbeiterauslagen sind drei Sachverhalte zu unterscheiden:

Die Ausgabe: Ein Mitarbeiter beschafft im geschäftlichen Auftrag eine Leistung oder einen Gegenstand. Der Geschäftsvorfall wird mit dem zugehörigen Beleg dokumentiert.

Der Erstattungsanspruch: Hat der Mitarbeiter die Ausgabe privat getragen, kann eine Verpflichtung des Unternehmens entstehen, ihm den Betrag zu ersetzen.

Die Zahlung: Überweist das Unternehmen die genehmigte Erstattung, wird diese Verpflichtung beglichen. Die Zahlung ist kein zweiter Aufwand.

Für eine bilanzierende GmbH bedeutet das bei einer betrieblichen Mitarbeiterauslage vereinfacht: Der Aufwand wird zusammen mit einer Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter erfasst. Bei der späteren Erstattung wird die Verbindlichkeit ausgeglichen. Die genaue Kontierung und eine mögliche Aktivierung statt Aufwandserfassung hängen vom Geschäftsvorfall ab.

Drei Zahlungsarten

• Privat bezahlt: Der Mitarbeiter hat eigene Mittel eingesetzt. Eine Erstattung kann ausstehen.
• Mit Firmenkarte bezahlt: Die Zahlung ist bereits über das Unternehmen erfolgt. Für denselben Betrag besteht kein zusätzlicher Anspruch auf Erstattung als privat verauslagte Spese.
• Vom Unternehmen direkt bezahlt: Beispielsweise wurde die Hotelrechnung vom Geschäftskonto überwiesen. Eine zusätzliche Mitarbeitererstattung ist nicht erforderlich.

Gerade die zweite Variante lässt sich aus einer Rechnung allein häufig nicht erkennen. Dafür braucht Finance die Zahlungsinformationen.

Welche Daten in die Spesenübersicht gehören

Für eine kleine Firma reicht eine strukturierte Übersicht, deren Einträge eindeutig mit den Belegen verbunden sind.

Sie muss nicht bereits vollständige Buchungssätze enthalten. Die wesentlichen Informationen sind:

Nicht jedes Feld muss der Mitarbeiter selbst ausfüllen. Zahlungsstatus, Genehmiger und Buchhaltungsstatus können aus den internen Abläufen stammen.

Eine eindeutige Vorgangsnummer wie SP-2026-09-004 verbindet den Datensatz mit dem Beleg. Sie ersetzt nicht die Rechnungsnummer des Lieferanten.

Die drei Statusangaben sollten getrennt bleiben. Eine Ausgabe kann geschäftlich genehmigt sein, während eine Rechnungskorrektur noch aussteht. Ebenso kann sie vollständig dokumentiert, aber noch nicht an den Mitarbeiter erstattet sein.

Wie Unternehmen mit fehlenden oder fehlerhaften Nachweisen umgehen, erläutert der Leitfaden Fehlende Belege und fehlerhafte Spesenabrechnungen in dieser Reihe.

Beispiel: Die Septemberabrechnung einer kleinen GmbH

Eine Beratungsgesellschaft mit 18 Mitarbeitern bereitet die Mitarbeiterauslagen für September 2026 vor. Die Buchführung übernimmt ein externer Steuerberater.

Vier Einreichungen wurden intern geprüft:

SP-001: Taxi, €46,20

Die Rechnung und der geschäftliche Anlass liegen vor. Der Mitarbeiter hat die Fahrt privat bezahlt. Seine Erstattung wurde genehmigt, aber noch nicht ausgezahlt.

Ergebnis: Die Ausgabe wird mit Beleg und Freigabe übergeben. Die Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter beträgt €46,20. Eine Erstattungszahlung ist noch nicht erfolgt. Die Fahrtkosten können unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 16 EStG als Reisekosten steuerfrei erstattet werden.

SP-002: Büromaterial, €92,40

Der Mitarbeiter hat die Rechnung privat bezahlt. Das Unternehmen hat ihm den Betrag am 25. September überwiesen.

Ergebnis: Rechnung und Erstattungszahlung sind derselben Vorgangsnummer zugeordnet. Die Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter wurde beglichen. Die Bankzahlung erzeugt keinen zweiten Aufwand.

SP-003: Geschäftsessen, €214,60

Der Mitarbeiter hat das Essen privat bezahlt. Die Restaurantrechnung, die Teilnehmer, der geschäftliche Anlass und die erforderliche Autorisierung des Bewirtungsnachweises liegen vor.

Ergebnis: Die Ausgabe wird mit Rechnung und Bewirtungsnachweis übergeben. Die genehmigte Erstattung ist noch offen. Die steuerliche Behandlung der Bewirtung erfolgt in der Buchhaltung.

SP-004: Hotel, €328,00

Der Mitarbeiter hat die Hotelrechnung eingereicht und als privat verauslagt gekennzeichnet. Finance gleicht den Vorgang mit der Firmenkartenabrechnung ab und stellt fest, dass die Übernachtung bereits mit der Unternehmenskarte bezahlt wurde.

Ergebnis: Die Ausgabe bleibt als betrieblicher Geschäftsvorfall erhalten, wird aber der Firmenkartenzahlung zugeordnet. Der Erstattungsanspruch wird auf null korrigiert. Eine zusätzliche Auszahlung wird gesperrt.

Die Hotelrechnung allein hätte diesen Fehler nicht aufgedeckt.

Das Ergebnis der Monatsabrechnung

September 2026 – Mitarbeiterauslagen

Vier Ausgaben wurden dokumentiert und geprüft. Alle vier waren ursprünglich als privat bezahlt eingereicht worden. Beim Abgleich mit der Firmenkartenabrechnung stellte Finance fest, dass die Hotelrechnung bereits vom Unternehmen bezahlt worden war.

• €260,80 genehmigte, noch offene Mitarbeitererstattungen.
• €92,40 bereits erstattete Mitarbeiterauslagen.
• €328,00 Firmenkartenaufwand ohne zusätzliche Mitarbeitererstattung.

Die ursprünglichen Belege, die erforderlichen ergänzenden Nachweise und die Zahlungsinformationen bleiben den einzelnen Vorgängen zugeordnet.

Die Beträge beschreiben den Erstattungsstatus, nicht die endgültige steuerliche Bemessungsgrundlage oder die Buchungssätze.

Für die Buchhaltung lässt sich nun jeder Aufwand mit seinem Zahlungsweg verbinden. Insbesondere kann sie offene Mitarbeiterverbindlichkeiten von bereits ausgeglichenen Beträgen unterscheiden.

Offene Erstattungen und der Jahresabschluss

Ein zum Monatsende noch nicht erstatteter Betrag ist vor allem ein Abstimmungsthema. Zum Jahresende kann er auch die Periodenzuordnung beeinflussen.

Eine bilanzierende GmbH erfasst den Geschäftsvorfall in der wirtschaftlich zutreffenden Periode und weist eine bestehende Verpflichtung gegenüber dem Mitarbeiter aus. Die spätere Zahlung gleicht diese Verbindlichkeit aus.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) gelten die Zahlungszeitpunktregeln des § 11 EStG. Für durch Mitarbeiter verauslagte Beträge kann die konkrete rechtliche und wirtschaftliche Gestaltung entscheidend sein. Deshalb sollte die Kanzlei solche Fälle zum Jahreswechsel anhand des tatsächlichen Zahlungswegs beurteilen.

Für beide Verfahren gilt: Eine Übersicht über offene Erstattungen muss mit den tatsächlich ausgeführten Zahlungen abgestimmt werden.

Dazu werden die genehmigten Beträge mit Banküberweisungen und Firmenkartenabrechnungen abgeglichen. Bereits erledigte Ansprüche werden als bezahlt gekennzeichnet. Offene Beträge bleiben sichtbar.

Ebenso sollte festgehalten werden, welche Vorgänge dem Steuerberater übergeben wurden und zu welchem Bearbeitungsstand. So lässt sich später feststellen, ob eine Rechnung noch bei Finance liegt oder bereits Bestandteil der übergebenen Buchhaltungsunterlagen ist.

Wie die Daten zum Steuerberater gelangen

Viele deutsche Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV. Unternehmen können Belege beispielsweise über DATEV Unternehmen online bereitstellen oder aus unterstützten Vorsystemen übertragen lassen.

Dabei sind zwei Wege zu unterscheiden: die Übermittlung digitaler Belege und die Übermittlung strukturierter Buchungsdaten zusammen mit den zugehörigen Belegen.

Ein gewöhnlicher CSV-Export mit Beträgen und Kategorien ist noch kein vollständiger DATEV-Buchungsdatenexport. Die dafür benötigten Felder und Formate hängen vom gewählten Übertragungsweg ab.

Für ein kleines Unternehmen kann es ausreichen, die Belege über Unternehmen online bereitzustellen und die strukturierte Spesenübersicht in dem Format zu übergeben, das die Kanzlei vereinbart hat.

Ob eine direkte Datenübertragung sinnvoll ist, hängt unter anderem vom bestehenden Buchhaltungssystem und der Anzahl der Vorgänge ab.

Dürfen Papierbelege nach dem Scannen weggeworfen werden?

Ja, gewöhnliche Papierbelege dürfen unter den Voraussetzungen des ersetzenden Scannens nach der Digitalisierung vernichtet werden. Das ergibt sich aus den GoBD, insbesondere den Randziffern 130 bis 141.

Dazu muss das Unternehmen ein dokumentiertes Verfahren verwenden. Dieses beschreibt unter anderem, wie die Belege erfasst werden, wie Vollständigkeit und Lesbarkeit kontrolliert werden und wie die elektronischen Dokumente aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrung des Papieroriginals kann entfallen, sofern keine besondere gesetzliche Pflicht zur Originalaufbewahrung besteht und die Nachvollziehbarkeit sowie Nachprüfbarkeit gewahrt bleiben.

Ein Foto allein, ohne dokumentiertes Erfassungsverfahren, erfüllt diese Voraussetzungen nicht.

Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband stellen dafür eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen bereit, die auch die mobile Erfassung per Smartphone behandelt.

E-Rechnungen müssen im strukturierten Format erhalten bleiben

Eine elektronisch empfangene E-Rechnung ist anders zu behandeln als eine fotografierte Papierquittung.

Bei einer XRechnung oder einer hybriden Rechnung wie ZUGFeRD müssen die maßgeblichen strukturierten Daten erhalten bleiben. Ein aus der Rechnung erzeugtes PDF oder ein Screenshot ersetzt den strukturierten Teil nicht.

Das BMF verlangt, dass der strukturierte Rechnungsteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt wird. Für Buchungsbelege gilt nach § 147 AO eine achtjährige Aufbewahrungsfrist.

Für Mitarbeiterauslagen ist diese Unterscheidung insbesondere bei größeren Eingangsrechnungen relevant, etwa Hotelrechnungen über €250 bei einem inländischen B2B-Umsatz. Kleinbetragsrechnungen bis €250 sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.

Welches System die maßgeblichen Originaldaten aufbewahrt, muss festgelegt sein. Die Spesenübersicht oder ein monatlicher PDF-Export ersetzt das Belegarchiv nicht.

Vier Fragen an den Steuerberater

Bevor ein Unternehmen seine Spesenübergabe organisiert, sollte es mit der Steuerkanzlei vier Punkte vereinbaren:

1. Welche Informationen braucht die Kanzlei je Ausgabe? Dazu gehören insbesondere Zahlungsart, Erstattungsstatus, Belegverweis und gegebenenfalls besondere steuerliche Angaben.
2. Wie sollen die Nachweise übergeben werden? Beispielsweise über DATEV Unternehmen online, ein bestehendes Buchhaltungssystem oder einen vereinbarten strukturierten Export.
3. Wer stimmt die Mitarbeitererstattungen mit den tatsächlichen Zahlungen ab? Das muss insbesondere bei Firmenkarten und bereits ausgezahlten Erstattungen eindeutig geregelt sein.
4. Welche Fragen muss das Unternehmen vorab klären? Die Kanzlei kann einen Geschäftsvorfall steuerlich einordnen. Aus einer Restaurantrechnung allein kann sie aber nicht erkennen, ob die fünf Teilnehmer Kunden oder private Freunde waren.

Bea und die Übergabe an den Steuerberater

Bea fragt bei jeder Abrechnung, wie bezahlt wurde: privat oder mit der Firmenkarte. Pro freigegebener Abrechnung geht ein PDF/A-3 an die Belegadresse Ihres Buchhaltungssystems. Darin stecken der Originalbeleg, bei E-Rechnungen auch das XML, und eine maschinenlesbare claim.json mit allen Angaben der Abrechnung. Zusätzlich gibt es einen CSV-Export für jeden Zeitraum.

Die Belege landen damit dort, wo sie ohnehin archiviert und gebucht werden. Bea zahlt keine Erstattungen aus und entscheidet nicht über die steuerliche Behandlung.