Spesenabrechnung in kleinen Unternehmen einführen: Ablauf und Zuständigkeiten

Eine Spesenabrechnung kann vollständig und korrekt sein und trotzdem wochenlang unbearbeitet bleiben. Die zuständige Führungskraft ist im Urlaub, der Mitarbeiter hat den nächsten Erstattungstermin verpasst oder ein bereits genehmigter Betrag wurde nachträglich geändert.

Für ein Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitern reichen meist wenige Prozessschritte, eine verantwortliche Person je Entscheidung und ein verlässlicher Erstattungsrhythmus.

Der Ablauf von der Ausgabe bis zur Erstattung

Ein schlanker Spesenprozess besteht aus fünf Schritten:

Der Mitarbeiter sollte die erfassten Angaben vor der Einreichung bestätigen. Das gilt besonders, wenn Beträge oder andere Informationen automatisch aus einem Beleg übernommen wurden.

Eine Freigabe muss eindeutig einer Ausgabe und deren maßgeblichen Angaben zugeordnet sein. Die Abrechnung schließt den Vorgang erst dann ab, wenn die Erstattungszahlung tatsächlich erfolgt ist oder bei einer Firmenkartenausgabe der Zahlungsabgleich abgeschlossen wurde.

Angaben bei der Einreichung und der richtige Zeitpunkt

Bei der Erfassung benötigt das Unternehmen zunächst Betrag, Währung, Datum, Zahlungsempfänger, Zahlungsart, Beleg und den erforderlichen geschäftlichen Kontext.

Zusatzfragen sollten von der Ausgabe abhängen. Eine Parkgebühr braucht keine Teilnehmerliste. Bei einem Geschäftsessen sind zusätzliche Angaben erforderlich.

Diese Informationen betreffen die Einreichung durch den Mitarbeiter. Die vollständige Datensammlung für die spätere Buchhaltung, einschließlich Erstattungs- und Zahlungsstatus, behandelt der Leitfaden Spesen für den Steuerberater vorbereiten.

Einreichen und auszahlen sind zwei verschiedene Termine

Mitarbeiter sollten Ausgaben zeitnah erfassen. Die Auszahlung kann dagegen nach einem festen Rhythmus erfolgen.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen vorsehen:

• Einreichung möglichst innerhalb von fünf Arbeitstagen nach der Ausgabe.
• Bearbeitung durch die zuständige Führungskraft innerhalb von drei Arbeitstagen.
• Auszahlung aller bis zum 12. genehmigten Erstattungen am 15. des Monats.
• Auszahlung aller bis zum 25. genehmigten weiteren Erstattungen am letzten Bankarbeitstag des Monats.
• Fällt ein vorgesehener Zahlungstag nicht auf einen Bankarbeitstag, gilt der zuvor festgelegte Ersatztermin.

Ein Betrag, der erst nach dem jeweiligen Annahmeschluss genehmigt wird, kommt in den nächsten Zahlungslauf. Die Mitarbeiter können dadurch nachvollziehen, wann sie mit der Erstattung rechnen dürfen.

Eine interne Einreichungsfrist regelt zunächst nur die Organisation. Sie lässt einen bestehenden Erstattungsanspruch nicht allein wegen verspäteter Einreichung erlöschen.

Davon zu unterscheiden sind wirksame arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass eine formularvertragliche Ausschlussfrist von weniger als drei Monaten für die Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis unangemessen kurz und unwirksam ist (BAG, 28. September 2005, 5 AZR 52/05). Tarifvertragliche Ausschlussfristen sind gesondert zu beurteilen und können kürzer sein.

Auszahlung mit dem Gehalt oder separat?

Viele kleine Unternehmen erstatten Mitarbeiterauslagen zusammen mit der monatlichen Gehaltszahlung.

Das kann die Verwaltung vereinfachen: Es gibt einen festen Zahlungslauf, und steuerfreie Reisekostenerstattungen können in der Lohnabrechnung entsprechend berücksichtigt werden.

Der Nachteil ist die Wartezeit. Wer zu Monatsbeginn eine größere Dienstreise privat bezahlt, muss möglicherweise mehrere Wochen auf die Erstattung warten.

Separate Erstattungsläufe verkürzen diese Zeit, verursachen aber zusätzliche Zahlungs- und Abstimmungsarbeit.

Die passende Lösung hängt auch von der Höhe und Häufigkeit privat vorfinanzierter Ausgaben ab. Bei wenigen kleinen Auslagen kann die monatliche Abrechnung über die Lohnabrechnung ausreichen. Bei regelmäßigen Reisen mit höheren Beträgen kann eine häufigere Erstattung sinnvoll sein.

Wenige Status, eindeutige Bedeutung

Für den Alltag genügt zunächst eine überschaubare Statusführung.

Eine separate Anzeige „In Prüfung“ ist möglich, aber für einen kleinen Betrieb meist nicht erforderlich.

Was passiert zwischen Freigabe und Auszahlung?

Eine genehmigte Mitarbeiterauslage bleibt im Status Genehmigt, bis die Erstattung tatsächlich ausgeführt wurde.

Dass Finance eine Überweisung vorbereitet oder in eine Zahlungsliste aufgenommen hat, genügt nicht für den Status „Erstattet“.

Eine Firmenkartenausgabe benötigt dagegen keine Mitarbeitererstattung. Nach Freigabe und erfolgreichem Abgleich mit der Kartenabrechnung wird sie als abgeschlossen geführt.

Teilweise Ablehnung und spätere Änderungen

Wird nur ein Teil einer Ausgabe genehmigt, müssen der genehmigte Betrag und der Grund für die Kürzung dokumentiert werden.

Ändern sich nach der Freigabe entscheidungsrelevante Angaben, muss der Mitarbeiter die korrigierte Fassung bestätigen und die zuständige Person erneut darüber entscheiden. Die frühere Genehmigung gilt nicht stillschweigend für die geänderte Ausgabe.

Zuständigkeiten und Vertretungen festlegen

Vier Rollen genügen für den typischen Ablauf:

Mitarbeiter erfassen Ausgaben, erläutern den geschäftlichen Zusammenhang und bestätigen die Einreichung.

Führungskräfte beurteilen die geschäftliche Berechtigung und entscheiden über die Freigabe im Rahmen ihrer Zuständigkeit.

Finance organisiert die Bearbeitung, überwacht offene Vorgänge und stimmt Erstattungen mit Zahlungen ab.

Buchhaltung beziehungsweise Steuerberater übernehmen die fachliche buchhalterische und steuerliche Behandlung.

In kleinen Unternehmen kann eine Person mehrere Rollen ausüben. Trotzdem braucht jede Ausgabe einen eindeutig zuständigen Entscheider.

Für jede Freigabefunktion sollte eine Vertretung feststehen. Urlaub oder Krankheit dürfen den gesamten Zahlungslauf nicht blockieren.

Die eigene Ausgabe sollte niemand selbst genehmigen. Auch für Ausgaben der Geschäftsführung muss deshalb eine angemessene unabhängige Entscheidungs- oder Kontrollregel festgelegt werden.

Wie Genehmigungsgrenzen, Vertretungsbefugnisse und mögliche Interessenkonflikte im Einzelnen geregelt werden, behandelt der Leitfaden Spesenfreigabe in kleinen Unternehmen.

Betriebsrat frühzeitig einbeziehen

Besteht ein Betriebsrat, sollte er vor der Einführung eines elektronischen Spesenprozesses einbezogen werden.

Software, die Bearbeitungszeiten, Genehmigungsentscheidungen oder anderes personenbezogenes Verhalten nachvollziehbar aufzeichnet, kann Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG auslösen.

Ob darüber hinaus Regelungen zur betrieblichen Ordnung nach Nr. 1 mitbestimmungspflichtig sind, hängt von ihrem konkreten Gegenstand ab. Eine Spesen- oder Dienstreiseregelung unterliegt nicht schon deshalb der Mitbestimmung, weil sie für Mitarbeiter verbindlich ist.

Beispiel: Eine Designagentur mit 24 Mitarbeitern

Eine Designagentur mit zwei Projektteams erstattet Mitarbeiterauslagen bisher über einen gemeinsamen E-Mail-Posteingang. Freigaben erfolgen durch die Teamleitungen, Überweisungen durch Finance.

Das Unternehmen legt feste Zuständigkeiten, Vertretungen und zwei monatliche Zahlungsläufe fest.

Fall 1: Die verspätete Einreichung

Ein Mitarbeiter reicht eine Park- und Fahrtkostenausgabe über €47,80 erst drei Wochen nach dem Kundentermin ein. Der Annahmeschluss für den aktuellen Erstattungslauf ist bereits überschritten.

Der Beleg und der geschäftliche Anlass sind nachvollziehbar. Die dreiwöchige Verzögerung unterschreitet die Mindestdauer einer wirksamen formularvertraglichen Ausschlussfrist; eine abweichende wirksame tarifvertragliche Frist greift im Beispiel nicht.

Ergebnis: Die Ausgabe wird nicht allein wegen der verspäteten Einreichung abgelehnt. Nach Prüfung und Freigabe kommt sie in den nächsten Zahlungslauf. Der Mitarbeiter erhält einen nachvollziehbaren Zahlungstermin.

Fall 2: Die Teamleitung ist im Urlaub

Eine Mitarbeiterin reicht eine geschäftliche Bahnfahrt über €119 ein. Die zuständige Teamleitung ist für eine Woche abwesend.

Im bisherigen Verfahren wäre die Anfrage liegen geblieben. Nun ist eine andere Führungskraft als Vertretung benannt und für diese Freigaben zuständig.

Ergebnis: Die Vertretung genehmigt die nachvollziehbare Ausgabe innerhalb der vorgesehenen Bearbeitungsfrist. Die Entscheidung wird ihr eindeutig zugeordnet; ein Sonderweg über die Geschäftsführung ist nicht nötig.

Fall 3: Der Betrag ändert sich nach der Freigabe

Eine Mitarbeiterin bezahlt Veranstaltungsmaterial mit der Firmenkarte. Die Ausgabe wird mit €154,80 eingereicht und genehmigt.

Beim späteren Abgleich mit der Firmenkartenabrechnung stellt Finance fest, dass tatsächlich €164,80 belastet wurden. Eine zusätzliche Rechnungsposition erklärt die Differenz.

Ergebnis: Finance fordert die Korrektur der eingereichten Angaben an. Die Mitarbeiterin bestätigt €164,80, und die zuständige Führungskraft genehmigt die aktualisierte Fassung erneut. Anschließend wird die Ausgabe mit der Firmenkartenabrechnung abgeglichen und abgeschlossen. Eine Erstattung an die Mitarbeiterin erfolgt nicht.

Fall 4: Eine Ausgabe wird nur teilweise genehmigt

Ein Mitarbeiter reist zu einem Kundentermin und kauft ein Bahnticket erster Klasse für €148. Die interne Richtlinie sieht für diese Reise die Erstattung der zweiten Klasse vor. Der nachgewiesene, zum Buchungszeitpunkt verfügbare Vergleichspreis beträgt €89.

Der Mitarbeiter kann keine genehmigte Ausnahme für das Upgrade vorweisen. Die anwendbaren Erstattungsregelungen begrenzen den Anspruch wirksam auf den entsprechenden Zweite-Klasse-Tarif.

Ergebnis: Das Unternehmen erstattet €89 und lehnt die zusätzlichen €59 mit dokumentierter Begründung ab. Der Mitarbeiter trägt die €59 selbst. Das Unternehmen erfasst eine Verbindlichkeit zur Mitarbeitererstattung von €89.

Eine kurze Spesenrichtlinie genügt häufig

Eine interne Spesenrichtlinie für ein Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitern muss nicht umfangreich sein.

Sie sollte die Fragen beantworten, die Mitarbeiter sonst jedes Mal einzeln stellen müssten.

Die konkreten Freigabegrenzen und Regeln für Sonderfälle können in einer kurzen ergänzenden Zuständigkeitsregelung stehen.

Eine Richtlinie ist vor allem dann brauchbar, wenn sie tatsächlich befolgt wird. Werden dieselben Ausnahmen immer wieder informell zugelassen, sollte das Unternehmen die Regelung überprüfen, statt einen dauerhaften Parallelprozess entstehen zu lassen.

Woran man erkennt, ob der Ablauf funktioniert

Vier Kennzahlen liefern einem kleinen Unternehmen brauchbare Hinweise:

Es genügt zunächst, diese Werte monatlich zu betrachten und auffällige Veränderungen nachzuvollziehen.

Die spätere Übergabe an die Buchhaltung ist ein eigener Arbeitsschritt. Wie Belege, Zahlungsarten und offene Erstattungen dafür vorbereitet werden, beschreibt der Leitfaden Spesen für den Steuerberater vorbereiten.

Bea und die Spesenabrechnung

Bea übernimmt die Schritte 1 bis 4 im Chat. Mitarbeitende schicken in Telegram ein Foto vom Beleg, Bea fragt nach fehlenden Angaben, die einreichende Person bestätigt, und die zuständige Führungskraft gibt mit einem Fingertipp frei oder lehnt mit Begründung ab. Jede freigebende Person hat eine eigene Freigabegrenze; darüber geht die Abrechnung eine Stufe höher. Ist jemand abwesend, bekommt die Vertretung die Abrechnung. Die eigene Abrechnung kann niemand selbst freigeben.

Schritt 5 bleibt, wo er ist: Erstattungen zahlen Sie weiter über Ihre Bank oder die Lohnabrechnung. Pro freigegebener Abrechnung geht ein PDF mit dem Originalbeleg an die Buchhaltungsadresse Ihres Unternehmens.