Klare Definitionen der Begriffe, die Finanzteams und Prüfer rund um Speseneinreichung, Compliance und Prüfungssicherheit verwenden.
Korrekte Speseneinreichung
Sicherzustellen, dass eine Spesenabrechnung vollständig, währungseindeutig, belegt, richtlinienkonform und ausdrücklich bestätigt ist, bevor sie zur Genehmigung eingereicht wird. Siehe den vollständigen Leitfaden.
Eigenbeleg
Ein selbst erstellter Ersatzbeleg für einen fehlenden Originalbeleg. Er hält fest, was wann zu welchem Betrag und Zweck gekauft wurde, damit die Ausgabe dokumentiert bleibt. Siehe wie Sie einen erstellen.
Bewirtungsbeleg
Dokumentation für geschäftliche Bewirtungskosten in Deutschland: Anlass, Teilnehmer, Datum, Ort und Beträge — erforderlich für die steuerliche Abzugsfähigkeit.
Prüfungssicherheit
Der Zustand, in dem eine Abrechnung alle Nachweise und Felder enthält, die ein Prüfer benötigt, sodass sie später ohne Rekonstruktion überprüft werden kann.
Deterministischer Prozesszustand
Ein klar definierter, nachvollziehbarer Status, bei dem jeder Übergang explizit ist. Es gibt keine impliziten Zwischenzustände — jede Abrechnung befindet sich in genau einem bekannten Zustand.
Mandantentrennung
Die Isolierung von Daten und Regeln zwischen unterschiedlichen Organisationseinheiten im selben System, sodass Genehmigungsgrenzen, Workflows und Datensätze getrennt bleiben.
Genehmigungsgrenze
Ein Schwellenwert — oft je Einheit oder Kategorie —, oberhalb dessen eine Ausgabe eine zusätzliche oder höhere Genehmigung erfordert.
Verpflegungsmehraufwand
Eine feste Tagespauschale für Verpflegung und Nebenkosten auf Geschäftsreisen, die anstelle der Einzelabrechnung verwendet wird. Die Sätze variieren nach Reiseziel und Dauer.
GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form, einschließlich Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
Schwebende Zahl
Ein Betrag, den niemand ausdrücklich bestätigt hat — etwa ein still umgerechneter Währungswert. Solche Zahlen erzeugen Unklarheit, weshalb korrekte Systeme eine ausdrückliche Bestätigung verlangen.