Belege gehen verloren. Wenn das Original fehlt, ermöglicht ein Eigenbeleg, die Ausgabe dennoch ordnungsgemäß zu dokumentieren. Dieser Leitfaden erklärt, was ein Eigenbeleg ist, wann er zulässig ist, welche Angaben er braucht und wo seine Grenzen liegen.
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Ersatzbeleg für einen fehlenden Originalbeleg, der festhält, was wann zu welchem Betrag und Zweck gekauft wurde.
Wann ein Eigenbeleg angemessen ist
Ein Eigenbeleg ist in der Regel für kleinere Ausgaben akzeptabel, bei denen kein Original erhältlich ist — eine Parkuhr ohne Ausdruck, ein Bartrinkgeld, ein Automatenkauf oder ein verlorener Beleg über einen geringen Betrag. Er sollte die Ausnahme bleiben, nicht die Regel. Liegt ein Originalbeleg vor, ist dieser zu verwenden.
Welche Angaben gehören hinein
Ein glaubwürdiger Eigenbeleg erfasst:
- Den Zahlungsempfänger
- Das Datum der Ausgabe
- Eine klare Beschreibung des Gekauften
- Betrag und explizite Währung
- Den geschäftlichen Anlass
- Name und Unterschrift der erstellenden Person
Je vollständiger und zeitnaher das Dokument erstellt wird, desto glaubwürdiger ist es, wenn ein Prüfer es später betrachtet.
Was ein Eigenbeleg nicht kann
Ein Eigenbeleg dokumentiert eine Betriebsausgabe, berechtigt aber in der Regel nicht zum Vorsteuerabzug. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Originalrechnung voraus. Betrachten Sie den Eigenbeleg als Mittel, die Ausgabe als Kosten dokumentiert und abzugsfähig zu halten — nicht als Ersatz für eine Rechnung.
Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Die steuerliche Anerkennung erfolgt im Einzelfall durch die zuständige Behörde. Details mit dem Steuerberater klären.
Wie Korrektheit bei der Einreichung hilft
Das Risiko bei Eigenbelegen ist, dass sie unvollständig ankommen — ohne Anlass, Währung oder Unterschrift — und dann von Finance zurückkommen oder eine Prüfung nicht bestehen. Ein Ansatz der korrekten Speseneinreichung fragt jedes Pflichtfeld bei der Erfassung ab und verlangt eine ausdrückliche Bestätigung, sodass ein Eigenbeleg vollständig ist, bevor er die Genehmigung erreicht. Genau das macht Bea.
So strukturiert Bea Eigenbelege