Offenlegung: Ich habe Bea gegründet, ein schlankes Werkzeug, mit dem Mitarbeitende Spesen in Telegram einreichen und freigeben lassen. Dieser Beitrag gibt meine persönliche Sicht darauf wieder, wie kleine Unternehmen ihre Mitarbeiterausgaben organisieren sollten.
Eine Excel-Tabelle eignet sich hervorragend, um einen Prozess zu entwickeln. Sie ist selten der richtige Ort, um diesen Prozess dauerhaft zu betreiben.
Ich arbeite ständig mit Excel und Google Sheets. Für Finanzmodelle, Liquiditätsplanung, Szenarioanalysen oder eine schnelle Auswertung gibt es kaum etwas Besseres. Ich kann mit einem leeren Blatt beginnen, Annahmen verändern, verschiedene Modelle ausprobieren und unmittelbar sehen, was passiert.
Genau diese Freiheit macht Tabellenkalkulationen so wertvoll.
Sie erklärt aber auch, warum Excel in vielen Unternehmen Aufgaben übernommen hat, für die es längst geeignetere Lösungen gibt.
Die Spesenabrechnung gehört dazu.
Aus einer einfachen Tabelle wird ein Verwaltungssystem
Am Anfang ist die Sache überschaubar.
Ein kleines Unternehmen hat einige Mitarbeiter, die gelegentlich geschäftliche Ausgaben privat bezahlen. Jemand legt eine Excel-Datei an: Datum, Mitarbeiter, Lieferant, Betrag, Erstattungsstatus.
Das funktioniert zunächst.
Dann sollen die Belege dazu. Sie landen in einem gemeinsamen Ordner. Eine Führungskraft muss die Ausgaben freigeben, also kommt eine weitere Spalte hinzu. Später werden Erstattungen zweimal monatlich ausgezahlt. Nun braucht es auch einen Zahlungsstatus. Und irgendwann muss unterschieden werden, ob eine Ausgabe privat oder mit der Firmenkarte bezahlt wurde.
Aus einer einfachen Liste ist ein kleiner Verwaltungsprozess geworden.
Es gibt Regeln, Ausnahmen, Berechtigungen, Belege, Freigaben und Zahlungsstände. Vieles davon steht nicht einmal in Excel, sondern in E-Mails, Dateiordnern und den Köpfen der Mitarbeiter.
Trotzdem bleibt die Tabelle im Mittelpunkt. Sie ist vertraut, und eine zusätzliche Spalte anzulegen ist einfacher, als das gesamte Verfahren infrage zu stellen.
Wenn die Regeln feststehen, wird Flexibilität zum Nachteil
Bei einem Finanzmodell will ich möglichst viel Freiheit.
Wenn ich eine neue Annahme ergänzen, einen anderen Ansatz testen oder die Berechnungslogik verändern möchte, soll das sofort möglich sein. Eine starre Anwendung würde mich dabei eher behindern.
Bei der Spesenabrechnung gelten andere Anforderungen.
Eine Ausgabe braucht einen verantwortlichen Mitarbeiter, einen Betrag mit Währung, einen Beleg und einen eindeutigen Bearbeitungsstand. Möglicherweise muss jemand sie genehmigen. Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Eine Erstattung darf nicht doppelt erfolgen. Und niemand sollte einen bereits genehmigten Betrag ohne entsprechende Berechtigung verändern können.
Das sind keine Fragen, die ein Unternehmen jeden Monat neu beantworten muss.
Sobald ein Prozess festgelegt ist, ist Flexibilität nicht mehr der wichtigste Vorteil. Verlässlichkeit ist es.
Nehmen wir die Spalte „Freigegeben“.
Dort steht irgendwann ein Ja. Aber wer hat die Ausgabe genehmigt? War diese Person dazu berechtigt? Welcher Betrag wurde freigegeben? Erfolgte die Entscheidung vor oder nach einer Korrektur?
Natürlich verfügen moderne Excel-Dateien und Google Sheets über Versionsverläufe. Änderungen und Bearbeiter können damit nachvollzogen werden.
Aber die Person, die in der Tabelle „Freigegeben“ einträgt, ist häufig nicht die Person, die die Entscheidung getroffen hat.
Eine Änderungshistorie und ein Freigabeprotokoll beantworten unterschiedliche Fragen.
Ein ordentlich organisierter Spesenprozess sollte diese Unterscheidung von Anfang an berücksichtigen.
Die unsichtbare Arbeit hinter der Excel-Liste
Eine Spesenabrechnung mit Excel erscheint oft günstiger, als sie tatsächlich ist.
Ein großer Teil der Arbeit wird nämlich nicht von der Tabelle erledigt, sondern von einem Menschen.
Jemand erhält den Beleg, sucht die passende Zeile, prüft den Betrag, fragt nach einer fehlenden Beschreibung, ermittelt den zuständigen Vorgesetzten, dokumentiert die Freigabe und gleicht später die Erstattung mit der Bankzahlung ab.
Häufig übernimmt das eine erfahrene und gewissenhafte Person. Der Prozess funktioniert, weil diese Person dafür sorgt.
Das Unternehmen sieht eine Excel-Datei, die nichts kostet. Weniger sichtbar ist die Zeit, die benötigt wird, um Ausgaben, Belege, Entscheidungen und Zahlungen miteinander zu verbinden.
Wenn die zuständige Person im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, zeigt sich plötzlich, wie viel Wissen nie in der eigentlichen Lösung steckte.
Nicht die Tabelle hat versagt. Sie hat nur nie die ganze Arbeit erledigt, die man ihr zugeschrieben hat.
Selbstverständlich braucht auch eine spezialisierte Software Betreuung. Jemand muss Zuständigkeiten festlegen, Benutzer verwalten, Ausnahmen bearbeiten und Entscheidungen überprüfen.
Der Unterschied liegt darin, womit diese Person ihre Zeit verbringt.
Ein strukturiertes System kann dafür sorgen, dass Ausgaben, Belege, Freigaben und Bearbeitungsstände dauerhaft zusammengehören. Vorgeschriebene Schritte lassen sich verbindlich abbilden, Änderungen nachvollziehbar dokumentieren.
Die zuständige Person kann sich auf Ausnahmen und tatsächliche Entscheidungen konzentrieren, statt Informationen immer wieder aus mehreren Quellen zusammenzusuchen.
Die Arbeit verschwindet dadurch nicht. Sie verlagert sich.
Mitarbeiter denken nicht in Tabellenzeilen
Ein Mitarbeiter verlässt einen Kundentermin, bezahlt das Taxi und bekommt eine Quittung.
In diesem Moment sind die wesentlichen Informationen vorhanden. Der Betrag steht auf dem Beleg, der geschäftliche Anlass ist frisch in Erinnerung, und das Smartphone liegt ohnehin griffbereit.
Trotzdem erwarten viele Unternehmen, dass der Mitarbeiter später eine Excel-Datei öffnet, das richtige Tabellenblatt findet, mehrere Spalten ausfüllt, den Beleg an anderer Stelle hochlädt und anschließend den zuständigen Vorgesetzten informiert.
Manchmal geschieht das sofort. Häufig erst am Wochenende oder zum Monatsende.
Bis dahin sind Details vergessen. Finance muss Informationen nachfordern, die unmittelbar nach der Ausgabe noch selbstverständlich gewesen wären.
Das übliche Argument lautet, dass ohnehin jeder mit Excel umgehen könne.
Aber Excel-Kenntnisse bedeuten nicht, dass jemand den Spesenprozess seines Arbeitgebers versteht.
Neue Mitarbeiter müssen erst erfahren, welche Datei sie verwenden sollen, welche Kategorien zulässig sind, wohin die Belege gehören, wer genehmigt und wann die Erstattung erfolgt. Dazu kommen Sonderfälle: Was passiert bei einem fehlenden Beleg? Wie korrigiert man einen Betrag? Was gilt bei einer Zahlung mit Firmenkarte?
Die Tabelle hat diese Regeln nicht beseitigt. Sie überlässt deren Einhaltung den Beteiligten.
Mitarbeiter verwenden ihr Smartphone längst selbstverständlich für die tägliche Kommunikation. Ein Belegfoto zu senden und ein paar konkrete Rückfragen zu beantworten, ist eine naheliegende Art, eine Ausgabe einzureichen.
Ein entsprechend gestalteter Ablauf kann die Informationen erfassen, zur Bestätigung anzeigen und anschließend der zuständigen Person zur Freigabe vorlegen.
Wie die Daten im Hintergrund gespeichert oder an die Buchhaltung übergeben werden, muss den Mitarbeiter nicht beschäftigen.
Auch die GoBD sprechen für klare Prozesse
In Deutschland kommt ein weiterer Aspekt hinzu: die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen.
Nach den GoBD müssen Änderungen an steuerlich relevanten elektronischen Aufzeichnungen nachvollziehbar bleiben. Informationen, die bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführt wurden, dürfen nicht unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden.
Die GoBD gelten auch für Vor- und Nebensysteme, soweit dort steuerlich relevante Informationen verarbeitet oder aufbewahrt werden (Rz. 20). Eine Excel-Tabelle ist also nicht allein deshalb ausgenommen, weil sie der eigentlichen Buchhaltung vorgeschaltet ist.
Entscheidend ist, welche Informationen die Tabelle enthält und welche Funktion sie im Gesamtprozess erfüllt.
Werden dort lediglich Daten aus ordnungsgemäß aufbewahrten Belegen für eine spätere Bearbeitung zusammengestellt, ist das anders zu beurteilen, als wenn die Tabelle selbst die einzige Aufzeichnung bestimmter steuerlich relevanter Informationen enthält.
Stehen beispielsweise Teilnehmer und geschäftlicher Anlass einer Bewirtung ausschließlich in der Spesenliste, kann diese selbst Teil der aufbewahrungspflichtigen Nachweise sein. Dann muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Angaben nachvollziehbar bleiben und nachträgliche Änderungen erkennbar sind.
Auch die gewöhnliche Ablage von Belegen in einem Dateiordner löst das Problem nicht. Die GoBD stellen in Rz. 110 ausdrücklich fest, dass ein normales Dateisystem die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, sofern keine zusätzlichen Sicherungsmaßnahmen bestehen.
Ein gemeinsamer Belegordner ist deshalb nicht schon ein ordnungsgemäßes elektronisches Archiv. Er kann Teil eines geeigneten Verfahrens sein, benötigt dafür aber die entsprechenden technischen und organisatorischen Kontrollen.
Daraus folgt kein generelles Verbot von Excel. Eine Tabellenkalkulation kann Bestandteil eines ordnungsgemäßen Verfahrens sein, wenn die erforderlichen Nachweise und Kontrollen gewährleistet sind.
Die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit entstehen aus dem Prozess. Sie verschwinden nicht, weil er mit Excel betrieben wird.
Die Alternative muss keine große Finanzsoftware sein
Ein kleines Unternehmen merkt, dass seine Spesenliste immer mehr Arbeit verursacht. Bei der Suche nach Alternativen stößt es auf Lösungen mit Firmenkarten, Einkaufsfreigaben, Reisebuchungen, Abonnements, Rechnungsverarbeitung und Budgetverwaltung.
Manche Unternehmen benötigen solche Funktionen. Viele kleinere Betriebe brauchen nur einen Teil davon.
Eine umfangreiche Plattform einzuführen, obwohl lediglich die Einreichung und Freigabe von Mitarbeiterausgaben verbessert werden soll, kann genauso unzweckmäßig sein wie das Festhalten an Excel.
Die geeignete Lösung kann sehr überschaubar sein.
Eine strukturierte Erfassung. Eine eindeutige Bestätigung. Eine nachvollziehbare Freigabe. Verwendbare Informationen für Finance.
Die Erstattungen können weiterhin über die Bank oder die Lohnabrechnung laufen. Die Buchhaltung bleibt im bestehenden System. Funktionierende Abläufe müssen nicht ersetzt werden, nur weil ein anderer Teil der Verwaltung verbessert werden soll.
Mir ist bewusst, dass genau dieser Bereich auch dem entspricht, wofür ich Bea entwickelt habe. Meine Argumentation ist deshalb nicht frei von wirtschaftlichen Interessen.
Der zugrunde liegende Bedarf besteht jedoch unabhängig von Bea: Auch ein kleines Unternehmen braucht einen verlässlichen, seiner Größe angemessenen Spesenprozess.
Ein Einwand gegen spezialisierte Software ist außerdem berechtigt. Excel-Dateien sind verbreitet und vergleichsweise leicht übertragbar. Wer auf eine proprietäre Anwendung umsteigt, macht sich von einem Anbieter abhängig.
Deshalb sollte ein Unternehmen vor der Entscheidung klären, ob es beim Verlassen des Dienstes sämtliche Ausgaben, Originalbelege und Freigabeinformationen in brauchbaren Formaten wieder herausbekommt.
Was ist mit Unternehmen, bei denen Excel funktioniert?
Natürlich gibt es sie.
Eine Beratungsgesellschaft mit zwölf Mitarbeitern und wenigen monatlichen Spesen. Eine Person führt die Liste, Freigaben werden separat dokumentiert, die Belege ordentlich abgelegt und die Erstattungen mit den Bankzahlungen abgestimmt.
Der Prozess funktioniert. Niemand verbringt Stunden damit, fehlenden Informationen hinterherzulaufen.
Würde ich diesem Unternehmen empfehlen, sofort eine neue Software zu kaufen?
Nein.
Ein funktionierendes Verfahren durch ein zusätzliches Abonnement zu ersetzen, das zunächst mehr Aufwand erzeugt als beseitigt, wäre keine gute Entscheidung.
Unsere praktischen Leitfäden empfehlen, nur die Teile eines Prozesses zu verändern, bei denen tatsächlich Handlungsbedarf besteht. Bei Excel als dauerhafter Spesenlösung würde ich persönlich weitergehen.
Ich würde zumindest hinterfragen, ob die Tabelle langfristig die richtige Grundlage bleibt.
Auch in diesem Unternehmen hängt der Ablauf davon ab, dass jemand die Kontrollen zuverlässig aufrechterhält, die Excel selbst nicht bereitstellt. Mit weiteren Mitarbeitern, Genehmigern oder Zahlungsarten steigt diese Abhängigkeit.
Sobald der Wechsel auf einen strukturierten Prozess ohne zusätzliche Verwaltungsbelastung möglich ist, würde ich ihn empfehlen.
Excel sollte bleiben. Aber dort, wo es seine Stärken hat.
Ich möchte auf Excel nicht verzichten.
Ich will ein Finanzmodell entwickeln können, ohne darauf zu warten, dass ein Softwareanbieter eine weitere Auswertungsfunktion ergänzt. Ich möchte Annahmen testen, Daten untersuchen und Planungen so aufbauen, wie es für die jeweilige Fragestellung sinnvoll ist.
Für solche Aufgaben ist eine Tabellenkalkulation nach wie vor hervorragend geeignet.
Wenn aus einer Analyse jedoch ein dauerhafter Geschäftsprozess wird, an dem mehrere Personen beteiligt sind, Zahlungen ausgelöst und Entscheidungen dokumentiert werden, ändern sich die Anforderungen.
Dann braucht es klare Zustände, geregelte Berechtigungen und nachvollziehbare Unterlagen. Und der Ablauf muss auch funktionieren, wenn die Person, die die Tabelle ursprünglich gebaut hat, nicht erreichbar ist.
Excel kann weiterhin Daten liefern, Ergebnisse aufnehmen oder für Auswertungen verwendet werden. Es sollte aber nicht mehr das eigentliche Verwaltungssystem sein.
Bei der Spesenabrechnung ist dieser Punkt aus meiner Sicht längst erreicht.
Kleine Unternehmen brauchen keine komplexe Finanzinfrastruktur, um gewöhnliche Mitarbeiterausgaben zu bearbeiten. Mitarbeiter sollten Ausgaben unkompliziert einreichen können. Vorgesetzte sollen nachvollziehbar entscheiden. Und Finance muss Informationen erhalten, auf die Verlass ist.
Tabellenkalkulationen haben vielen Unternehmen geholfen, ihre ersten Spesenprozesse aufzubauen. Als Einstieg waren sie sinnvoll, und in manchen Betrieben funktionieren sie noch heute.
Aber wir sollten aufhören, sie als selbstverständlich dauerhafte Lösung zu betrachten.
Excel gehört in die Finanzanalyse. Für die Spesenabrechnung brauchen Unternehmen einen vernünftigen Prozess.